Regulile etichetării în comunicarea personală sunt indispensabile, atât în lumea atomilor, cât și în cea a biților. Și, deși scopurile de a comunica pot fi diferite, noi toți vrem să ne înțelegeți atunci când spunem ceva în orice limbă. Utilizarea limbajului are reguli de bază în funcție de mediul pe care îl folosim. Este important să ne amintim că nu este același lucru de spus prin vorbire decât prin scriere. Nu putem folosi aceleași reguli atunci când sunt necesare diferite tipuri de scriere: un mesaj de hârtie, un e-mail, o notă, o scrisoare de lucru etc.
Gândiți-vă la o situație imaginară în care era posibil să comunicați prin poștă și să primiți un răspuns la o scrisoare, cel puțin 15 zile. Pot să pariu că cineva ar crede mai mult de două ori ceea ce scrie, pentru că o eroare de comunicare ar costa cel puțin 30 de zile de durere pentru a încerca să o corecteze. Deși este adevărat că mesajul electronic ne-a salvat de la un astfel de scenariu, trebuie, de asemenea, să ia foarte în serios regulile etichetei atunci când scrieți în acest mediu ca și comunicarea instantanee, cel puțin dacă obținem ceva pentru actul nostru de comunicare. De aceea, prezentăm 10 reguli esențiale esențiale pentru a scrie un e-mail.
Nu utilizați litere mari
GoodLifeStudio Shouting-ul nu a fost niciodată cordial, indiferent de mediul pe care îl faci. În limba vorbită are un cost social ridicat, este foarte încruntat. Într-un e-mail, de asemenea: Nu capitalizați niciun cuvânt într-un mesaj pe bază personală. Numai mesajele oficiale (memo-uri, email-uri funcționează în scopuri) care doresc să utilizeze informații ierarhie pentru a facilita citirea: titlu, subtitlu, paragrafe informative, pot exista unele excepții.
Fii beton
Avantajul e-mailului fiind un mijloc imediat de comunicare este, de asemenea, un dezavantaj atunci când suntem destinatarul. Dacă vă puneți în locul celeilalte atunci când scrieți, veți înțelege că citirea textelor foarte lungi poate însemna oprirea citirii unui alt e-mail care a fost primit în același timp. Acesta este un motiv suficient pentru ca cineva să nu vă citească expedierea.
Un salut potrivit
Măsurați nivelul de respect al persoanei pe care o scrieți pentru a alege tipul de salut pe care ar trebui să-l utilizați. Începeți întotdeauna cu un simplu salut și puteți crește treptat respectul dacă extindeți salutul cu numele, prenumele sau titlul deținut de destinatar.
Începeți cu titlul
Rețineți că e-mailul are părți de bază: titlu, salut, corp și semnătura. Toate părțile sunt importante, dar cel care ajunge mai întâi la destinatar și ar putea determina că e-mailul este sau nu este citit complet, este titlul. Utilizați cele mai puține cuvinte care să rezume conținutul întregii corespondențe. Este o atenție foarte bine primit de titlul pe care îl oferiți suficient pentru celălalt pentru a detecta nivelul de importanță al informațiilor mesajului și să decidă dacă l-ai citit imediat sau asteptati un moment mai bun.
Nu retrimiteți în mod inutil
Redirecționarea unui e-mail către unul sau mai mulți destinatari este foarte politicos atunci când vi se solicită acest lucru. Dar dacă nu vă întreabă, este mai bine să nu fiți atent, deoarece puteți genera lanțuri inutile care să satureze INBOX-ul destinatarului.
Respectați drepturile de autor
În măsura în care este posibil, caută întotdeauna să creadă ceea ce nu este a ta, dar este acceptat social ca e-mail este un sistem de comunicare personală, este bine cunoscut faptul că orice informație trimisă prin e-mail este 100% privat. Un transport personal poate deveni un lanț și există sancțiuni severe pentru cei care distribuie materiale originale fără drepturi de autor (Drepturi de autor pe Web).
Avertizează despre destinatarii ascunși
Folosind destinatari ascunse, în special în comunicarea în mediile de lucru, poate fi foarte greu, dacă mesajul este doar o singură persoană și ar duce la neînțelegeri (deoarece destinatarul este întotdeauna notificat dacă destinatarii Bcc). Dacă scrieți un mesaj pentru activitățile dvs. profesionale, utilizați spațiul de copiere tradițional mai bine și încercați să includeți copia acronimului (cc) de mai jos cu numele persoanelor incluse. Acesta este același format utilizat în papetarul fizic oficial și te face să arăți ca o persoană gravă care nu are nimic de ascuns.
Utilizați reguli de punctuație și ortografie
Faceți-o cu atenția necesară pentru limba în care scrieți. Este un simbol al respectului pentru persoana care vă primește și vă arată profesionalismul. Numai în cazul în care din motive tehnice nu ați putut folosi ortografia accentului, menționați în e-mail un titlu: "Acest e-mail a fost scris fără accente intenționat din motive de tehnici de comunicare".
Semnătura oficială
Dacă utilizați o adresă de e-mail corporative, este important să verificați manualul de utilizare de afaceri, este important să se folosească o astfel de declarație firmele corporative de intenție, în cazul în care problemele de securitate sau nivelurile de responsabilitate trimite mesaje sunt specificate. În același mod, companiile specifică adesea manualul de identitate care trebuie urmat atunci când scrieți un e-mail din contul dvs. de lucru.
Eu nu proiect
Nu vorbim despre o regulă estetică, ci o practică, desenele adăugate textului e-mailurilor dvs. (gifuri animate, grafice în format HTML) pot determina faptul că unul dintre destinatari nu poate citi e-mailul, deoarece nu toată lumea poate accesa mesaje criptate cu HTML.
